Floqer và 5 bước dùng AI agent để nghiên cứu lead, cập nhật CRM

Floqer dùng AI agent để tìm, bổ sung và cập nhật dữ liệu khách hàng B2B. Đây là 5 bước gợi ý giúp đội sales biến kết quả AI thành thông tin có ích trước khi gọi, nhắn Zalo hoặc gửi email.

Floqer và 5 bước dùng AI agent để nghiên cứu lead, cập nhật CRM

Quy trình 5 bước dưới đây là gợi ý của bài viết, không phải quy trình chính thức từ Floqer.

Trước một cuộc gọi với khách doanh nghiệp, sales thường phải mở Google, LinkedIn, website công ty, trang tuyển dụng rồi quay lại CRM để ghép từng mảnh thông tin. Người liên hệ còn làm ở đó không? Công ty có thay đổi gì đáng chú ý? Đây có thực sự là khách phù hợp để tiếp cận?

Floqer, startup thành lập năm 2024, đang xây dựng một nền tảng kiến thức khách hàng tự động cho đội sales và marketing B2B. Theo thông tin công ty chia sẻ với TechCrunch, các AI agent của Floqer tìm kiếm, tổ chức và cập nhật thông tin về công ty, người liên hệ và hồ sơ khách hàng.

Với sales, account manager và đội chăm sóc khách hàng, giá trị không chỉ là “có thêm AI”. Mục tiêu là bớt thời gian tìm và chép dữ liệu, để có thêm thời gian chuẩn bị một cuộc trao đổi phù hợp.

AI agent nghiên cứu khách khác gì một lần hỏi chatbot?

Floqer cho biết hệ thống của họ có thể tìm công ty tiềm năng, người liên hệ phù hợp và bổ sung thông tin cho hồ sơ khách hàng.

Các nguồn được nêu gồm:

Google LinkedIn Website doanh nghiệp Trang tuyển dụng Hơn 100 nguồn dữ liệu bên thứ ba

Theo Floqer, khi cần email hoặc số điện thoại, hệ thống có thể dùng cách “waterfall”: lần lượt kiểm tra nhiều nhà cung cấp dữ liệu để tìm thông tin có thể sử dụng.

Hệ thống cũng được mô tả là theo dõi thay đổi trên web, như người liên hệ chuyển việc, được thăng chức hoặc công ty nhận vốn mới, rồi phản ánh thay đổi đó vào hồ sơ khách hàng.

Bài viết nguồn không mô tả chi tiết giao diện hay cách cấu hình Floqer. Nhưng cách sản phẩm được mô tả gợi ra một nguyên tắc hữu ích: để AI xử lý phần tìm kiếm và tổng hợp lặp lại; còn sales chịu trách nhiệm đánh giá độ phù hợp, kiểm tra thông tin quan trọng và chọn cách tiếp cận.

5 bước biến dữ liệu AI thành cuộc gọi tốt hơn

1. Viết rõ chân dung lead trước khi tìm

Đừng chỉ yêu cầu AI “tìm khách hàng tiềm năng”. Hãy nêu rõ loại doanh nghiệp, người cần tiếp cận, vấn đề cần tìm hiểu và điều kiện loại trừ.

Mẫu yêu cầu nội bộ:

text Hãy lập hồ sơ nghiên cứu cho lead B2B có các tiêu chí:

Loại doanh nghiệp: <ngành> Nhóm khách phù hợp: <quy mô/đặc điểm> Người cần tiếp cận: <chức danh hoặc phòng ban> Vấn đề sản phẩm/dịch vụ có thể hỗ trợ: <vấn đề> Dấu hiệu ưu tiên: <tuyển dụng/mở rộng/thay đổi nhân sự/tin tức> Không đưa vào danh sách nếu: <điều kiện loại trừ>

Với mỗi lead, tách rõ: Thông tin có nguồn công khai Thông tin suy luận Thông tin còn thiếu cần kiểm tra Nguồn và thời điểm tìm thấy thông tin

Tiêu chí càng cụ thể, danh sách càng bớt lead không phù hợp. Đây cũng là cách để sales và marketing thống nhất thế nào là một lead chất lượng.

2. Thu thập tín hiệu, nhưng giữ lại nguồn

Một bản nghiên cứu hữu ích không chỉ có tên công ty và chức danh. Nó cần chỉ ra tín hiệu dẫn đến kết luận: website doanh nghiệp, trang tuyển dụng, bài công bố hoặc hồ sơ công khai của người liên hệ.

Ví dụ, trước khi gọi, bạn có thể yêu cầu công cụ tạo brief:

text Tạo brief trước cuộc gọi với <tên công ty>.

Chỉ dùng thông tin có nguồn công khai. Trình bày: Công ty đang làm gì Sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi có thể liên quan ở điểm nào Người liên hệ: <tên/chức danh nếu có> Thay đổi gần đây có liên quan đến cuộc gọi Ba câu hỏi khám phá nhu cầu Thông tin nào chưa chắc chắn Danh sách nguồn để kiểm tra lại

Không cần đọc mọi trang từ đầu. Nhưng trước khi gọi hoặc gửi email, hãy mở kiểm tra các nguồn quan trọng nhất.

3. Phân loại dữ liệu trước khi ghi vào CRM

Không phải mọi dữ liệu AI tìm được đều có cùng nguồn gốc và mức độ sử dụng. Khi cập nhật CRM, nên phân biệt rõ ba nhóm:

| Nhóm dữ liệu | Ví dụ | Cách ghi CRM | |---|---|---| | Dữ liệu công khai | Chức danh trên website công ty, tin tuyển dụng, thông cáo báo chí | Ghi kèm nguồn và ngày kiểm tra | | Dữ liệu từ nhà cung cấp | Email hoặc số điện thoại do bên thứ ba cung cấp | Đánh dấu nguồn cung cấp, chưa coi là thông tin đã xác nhận | | Dữ liệu nội bộ | Lịch sử gọi điện, báo giá, phản hồi, khiếu nại, ghi chú của account manager | Chỉ cập nhật theo quyền truy cập và quy trình nội bộ |

Ví dụ tại Việt Nam: trước khi gọi cho một khách doanh nghiệp, nhân viên sales thấy trên CRM rằng người phụ trách cũ đã chuyển việc. AI hoặc nguồn công khai có thể gợi ý một đầu mối mới, nhưng CRM nên ghi rõ đây là thông tin cần xác minh. Thay vì nhắn Zalo ngay với giả định họ là người quyết định, hãy mở đầu bằng một câu hỏi ngắn để xác nhận vai trò và người phụ trách phù hợp.

Cách ghi CRM tốt hơn không phải là “AI nói gì”, mà là: AI tìm thấy gì, từ đâu và đội ngũ đã kiểm tra đến đâu.

4. Chấm điểm lead để ưu tiên, không loại bỏ máy móc

AI agent có thể tổng hợp tín hiệu, nhưng không nên tự quyết định toàn bộ danh sách cần tiếp cận. Đội sales có thể dùng một khung đơn giản để ưu tiên:

Công ty có khớp chân dung khách hàng mục tiêu không? Có đúng người ra quyết định hoặc người ảnh hưởng không? Có tín hiệu thay đổi liên quan đến giải pháp của mình không? Thông tin quan trọng có nguồn rõ ràng không? CRM đã có lịch sử trao đổi, báo giá hoặc khiếu nại nào chưa?

Mẫu ghi chú:

text Lead: <tên công ty> Người liên hệ: <tên/chức danh> Mức ưu tiên: <cao/trung bình/thấp>

Lý do: Phù hợp: <lý do> Tín hiệu gần đây: <lý do và nguồn> Dữ liệu đã kiểm tra: <nội dung> Dữ liệu cần xác minh khi gọi: <nội dung> Hành động tiếp theo: <gọi/gửi email/nhắn Zalo/nuôi dưỡng/chuyển account manager>

Ví dụ, việc một công ty tuyển vị trí vận hành chỉ là tín hiệu để tìm hiểu thêm, không phải bằng chứng rằng họ chắc chắn cần mua sản phẩm. Sales vẫn cần đặt câu hỏi để hiểu nhu cầu thực tế.

5. Cập nhật CRM theo sự kiện

Floqer được mô tả là theo dõi những thay đổi như chuyển việc, thăng chức hoặc công ty nhận vốn mới. Với đội sales và chăm sóc khách hàng, đây có thể là tín hiệu để rà soát CRM:

Người liên hệ chuyển việc: kiểm tra lại người phụ trách cơ hội và đầu mối thay thế. Khách cũ đổi người phụ trách: xem lịch sử trao đổi trước đó, rồi để account manager giới thiệu lại bối cảnh thay vì bắt khách giải thích từ đầu. Người liên hệ được thăng chức: xem lại vai trò của họ trong chu kỳ mua hàng. Có thay đổi đáng chú ý ở công ty: tạo tác vụ để đánh giá có nên gọi, gửi email hay nhắn Zalo. Thông tin mâu thuẫn: gắn cờ “cần xác minh”, không tự động ghi đè dữ liệu cũ.

Floqer cho biết khách hàng của họ đã báo cáo giảm thời gian tìm kiếm khách hàng tiềm năng tới 70%. Đây là tuyên bố từ phía công ty, không phải đánh giá độc lập.

Dù vậy, bài học thực tế khá rõ: AI có thể hỗ trợ tìm nguồn, tóm tắt và phát hiện thay đổi. Con người vẫn quyết định cách xây dựng niềm tin, xác nhận nhu cầu và xử lý tình huống với khách.

Dùng AI mà không biến CRM thành kho dữ liệu rủi ro

Floqer cho biết họ đang thực hiện rà soát bảo mật trước kế hoạch mở mã nguồn công nghệ cơ sở dữ liệu khách hàng vào đầu năm 2027. Lý do được nêu là hệ thống có thể chứa thông tin khách hàng nhạy cảm.

Khi dùng công cụ AI trong công việc, đội sales nên:

Không đưa hợp đồng, báo giá riêng, nội dung khiếu nại hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm vào công cụ AI công khai. Chỉ dùng dữ liệu nội bộ theo quyền truy cập và quy định của doanh nghiệp. Kiểm tra lại giá, khuyến mại, điều kiện dịch vụ trước khi gửi email hoặc báo giá. Chuyển cho quản lý hoặc bộ phận chuyên trách khi khách hỏi về hợp đồng, dữ liệu cá nhân hay khiếu nại nghiêm trọng.

Checklist trước khi liên hệ lead do AI nghiên cứu

[ ] Có mô tả rõ khách hàng phù hợp là ai [ ] Có nguồn cho các thông tin quan trọng [ ] Đã tách dữ liệu công khai, dữ liệu từ nhà cung cấp và dữ liệu nội bộ [ ] Đã xem lịch sử CRM trước khi gọi, gửi email hoặc nhắn Zalo [ ] Có câu hỏi khám phá thay vì giả định nhu cầu [ ] Đã kiểm tra giá và chính sách trước khi cam kết với khách [ ] Không đưa dữ liệu nhạy cảm vào công cụ AI công khai

AI agent không thay sales xây dựng quan hệ. Nhưng nếu được dùng với quy trình rõ ràng, nó có thể giúp đội ngũ bước vào cuộc gọi với ít phỏng đoán hơn, CRM gọn hơn và cuộc trao đổi hữu ích hơn cho khách.