Dữ liệu công ty và AI: Copilot xử lý dữ liệu thế nào, điều gì không nên dán vào chatbot
Copilot có thể dùng dữ liệu Microsoft 365 mà bạn được phép xem để hỗ trợ công việc. Trước khi dán email, hợp đồng hay bảng số liệu vào AI, hãy kiểm tra công cụ, quyền truy cập, lượng dữ liệu cần thiết và người nhận đầu ra.
Bạn cần tóm tắt gấp một email dài của khách hàng để báo sếp. Bên cạnh là file Excel có tên, số điện thoại và giá trị đơn hàng.
Dán toàn bộ vào AI có thể nhanh. Nhưng trước khi nhấn gửi, hãy dừng vài giây: bạn đang dùng công cụ nào, dữ liệu đó thuộc phạm vi nào, và có thật sự cần đưa toàn bộ nội dung vào không?
Đây là checklist thực hành khi dùng Copilot hoặc chatbot AI cho công việc hằng ngày.
Copilot dùng dữ liệu công ty như thế nào?
Microsoft Copilot phối hợp ba thành phần:
Mô hình ngôn ngữ lớn (LLM).
Dữ liệu tổ chức trong Microsoft Graph.
Các ứng dụng Microsoft 365 như Word, PowerPoint và các ứng dụng bạn sử dụng hằng ngày.
Microsoft Graph có thể bao gồm email, lịch, tài liệu, cuộc trò chuyện, cuộc họp và danh bạ mà bạn có quyền truy cập. Khi trả lời, Copilot có thể kết hợp dữ liệu này với ngữ cảnh công việc, chẳng hạn cuộc họp hiện tại, chuỗi email gần đây hoặc cuộc trò chuyện liên quan.
Điểm quan trọng: theo Microsoft, Copilot chỉ hiển thị dữ liệu tổ chức mà người dùng có ít nhất quyền xem.
Vì vậy, Copilot không thay thế việc phân quyền dữ liệu. Nếu thư mục SharePoint, Teams hoặc OneDrive đang cấp quyền quá rộng, hãy báo bộ phận phụ trách để rà soát quyền truy cập.
Microsoft cũng cho biết prompt, phản hồi và dữ liệu Copilot truy cập qua Microsoft Graph không được dùng để huấn luyện các mô hình nền tảng, gồm cả các mô hình dùng cho Microsoft Copilot.
Checklist trước khi dán email, bảng lương hoặc hợp đồng
1. Bạn có đang dùng công cụ được công ty phê duyệt?
Hãy phân biệt Copilot trong tài khoản công việc với chatbot công khai, tiện ích mở rộng trình duyệt, agent hoặc công cụ AI bên thứ ba.
Với Microsoft Copilot dành cho tổ chức, prompt, dữ liệu được truy xuất và phản hồi được xử lý, lưu trữ theo các cam kết hợp đồng đang áp dụng với nội dung Microsoft 365 của tổ chức.
Với agent hoặc công cụ khác, hãy kiểm tra chính sách quyền riêng tư và điều khoản sử dụng của công cụ đó trước khi đưa dữ liệu công ty vào.
Việc cần làm: nếu chưa rõ công ty cho phép dùng công cụ nào với dữ liệu nội bộ, hãy hỏi quản lý, IT hoặc bộ phận an toàn thông tin.
2. Nội dung có dữ liệu nhạy cảm không?
Hãy đặc biệt thận trọng với các nội dung như:
Bảng lương, thưởng, thuế, tài khoản nhận lương.
Số CCCD, hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại, hồ sơ nhân sự.
Dữ liệu khách hàng, doanh số, báo giá chưa công bố.
Hợp đồng, phụ lục, điều khoản đang đàm phán.
Đánh giá nhân sự, thông tin kỷ luật hoặc sự cố nội bộ.
Mật khẩu, mã xác thực, khóa truy cập và thông tin đăng nhập.
Nếu AI chỉ cần hỗ trợ về câu chữ hoặc cấu trúc, hãy thay dữ liệu nhạy cảm bằng nhãn chung:
<khách hàng A>
<nhân viên>
<giá trị hợp đồng>
<thời điểm>
<vấn đề cần xử lý>
Nguyên tắc: chỉ cung cấp lượng thông tin tối thiểu cần cho kết quả bạn muốn.
3. Bạn có quyền dùng dữ liệu đó cho mục đích này?
Có quyền xem một tài liệu không tự động có nghĩa là bạn được chia sẻ nội dung tài liệu đó cho mọi người hoặc dùng trong mọi ngữ cảnh.
Ví dụ, bạn có thể được mời vào một cuộc họp và có quyền xem biên bản. Nhưng trước khi nhờ AI soạn email tóm tắt để gửi nhóm rộng hơn, hãy kiểm tra người nhận có được phép biết các nội dung đó không.
Copilot dựa trên quyền hiện có của người dùng. Vì vậy, việc xác định phạm vi chia sẻ vẫn là trách nhiệm của người soạn và người gửi.
4. Có cần dán nguyên văn không?
Đây là cách đơn giản nhất để giảm lượng dữ liệu đưa vào AI.
Thay vì dán toàn bộ hợp đồng, chỉ trích phần điều khoản cần diễn giải.
Thay vì tải cả bảng doanh số, hãy mô tả loại biểu đồ bạn muốn tạo bằng dữ liệu đã lược bỏ thông tin định danh.
Thay vì đưa cả chuỗi email, hãy giữ phần nội dung cần viết lại và xóa thông tin không cần thiết.
Mẫu prompt gọn và thận trọng
Viết lại email khách hàng
text
Hãy viết lại email dưới đây theo giọng lịch sự, ngắn gọn.
Bối cảnh: <mô tả ngắn>
Yêu cầu: xác nhận đã nhận thông tin và hẹn phản hồi vào <thời điểm>.
Nội dung đã lược bỏ dữ liệu nhạy cảm:
<dán nội dung email>
Diễn giải một điều khoản
text
Hãy giải thích điều khoản dưới đây bằng tiếng Việt dễ hiểu.
Chỉ dựa trên văn bản được cung cấp. Hãy nêu:
Nghĩa vụ của mỗi bên
Mốc thời gian cần chú ý
Các điểm cần hỏi lại bộ phận pháp chế
Điều khoản:
<dán phần điều khoản đã lược bỏ tên và thông tin định danh nếu cần>
Soạn báo cáo tuần từ ghi chú
text
Từ các ghi chú dưới đây, hãy soạn báo cáo tuần cho quản lý.
Cấu trúc:
Việc đã hoàn thành
Việc đang xử lý
Rủi ro hoặc điểm cần hỗ trợ
Kế hoạch tuần tới
Giữ nguyên các dữ kiện được cung cấp.
Nếu thông tin thiếu, ghi rõ: <cần xác nhận>.
Ghi chú:
<dán ghi chú đã rà soát dữ liệu>
Lưu ý khi dùng agent và tìm kiếm web
Microsoft lưu ý rằng khi dùng agent để Copilot đưa ra thông tin phù hợp hơn, bạn nên kiểm tra tuyên bố quyền riêng tư và điều khoản sử dụng của agent để hiểu cách agent xử lý dữ liệu tổ chức.
Khi sử dụng tìm kiếm web, Copilot có thể phân tích prompt để xác định các thuật ngữ phù hợp cho tìm kiếm, rồi tạo truy vấn gửi đến Bing Search.
Vì vậy, nếu không cần thiết cho câu hỏi, đừng đưa nguyên văn tên dự án nội bộ, mã sản phẩm hoặc chi tiết thương lượng vào prompt có sử dụng tìm kiếm web.
Thay vì hỏi:
> “Các điểm cần lưu ý khi gia hạn hợp đồng của dự án <tên dự án> với <tên đối tác>?”
Bạn có thể hỏi:
> “Các điểm cần lưu ý khi gia hạn hợp đồng dịch vụ?”
Trước khi gửi: kiểm tra 5 điểm
Dù dùng AI để viết email, tóm tắt tài liệu hay dựng báo cáo, hãy kiểm tra lại:
Đúng công cụ: Công cụ này có được công ty cho phép dùng với dữ liệu nội bộ không?
Đúng quyền: Bạn có được dùng và chia sẻ nội dung này cho mục đích đang làm không?
Đúng lượng dữ liệu: Có thể xóa, che hoặc thay thế thông tin nhạy cảm không?
Đúng người nhận: Người nhận bản cuối có quyền biết nội dung đó không?
Đúng nội dung: Tên riêng, số liệu, ngày tháng, điều khoản và người nhận email đã được rà soát chưa?
Ghi nhớ ngắn gọn
Đúng công cụ, đúng quyền, đúng lượng dữ liệu, đúng người nhận, rồi mới gửi.
Copilot có thể khai thác dữ liệu Microsoft 365 mà bạn được phép truy cập để hỗ trợ công việc. Nhưng việc chọn dữ liệu nào để đưa vào AI và gửi đầu ra cho ai vẫn cần được cân nhắc theo chính sách của công ty.