Google Vault lọc xuất Gemini: khoanh vùng chứng cứ AI trong Workspace

Google Vault hỗ trợ xuất eDiscovery có lọc cho hội thoại Gemini in Workspace. Nhóm bảo mật và tuân thủ có thể chọn người dùng hoặc OU, khoảng thời gian và múi giờ, rồi xuất lịch sử phù hợp ở dạng JSON.

Khi một vụ việc liên quan đến AI phát sinh, câu hỏi không chỉ là nhân viên có dùng Gemini hay không. Nhóm điều tra cần xác định được họ đã nhập gì, Gemini phản hồi thế nào, có tệp nào được tạo và cuộc hội thoại tham chiếu đến dữ liệu Workspace nào.

Google Vault hiện hỗ trợ xuất eDiscovery có lọc cho Gemini in Workspace. Đây là cách đưa lịch sử hội thoại AI vào quy trình rà soát pháp lý, điều tra nội bộ và tuân thủ vốn đã quen thuộc với dữ liệu Workspace.

Với SOC, security engineer và nhóm risk & compliance, giá trị chính nằm ở việc khoanh vùng đúng đối tượng và thời gian, sau đó xuất dữ liệu có cấu trúc để rà soát trong bối cảnh của vụ việc.

Vault có thể xuất dữ liệu nào?

Google Vault là công cụ tập trung để quản trị và xuất dữ liệu Google Workspace phục vụ yêu cầu pháp lý và quản trị thông tin.

Nguồn dữ liệu mới là Gemini in Workspace. Vault có thể tìm kiếm và xuất các hội thoại Gemini được tạo trong những ứng dụng Workspace tích hợp sau:

Gmail Drive Docs Sheets Slides Meet

Phạm vi này chỉ bao gồm các hội thoại được tạo khi conversation history đang bật.

Các bản xuất phù hợp với điều kiện tìm kiếm có thể gồm:

Prompt của người dùng; Phản hồi của Gemini; Tệp đính kèm do AI tạo, chẳng hạn hình ảnh; Liên kết đến tệp Workspace được tham chiếu, chẳng hạn tài liệu Drive hoặc luồng Gmail; Trích dẫn; Metadata được gắn thẻ theo định dạng hội thoại GenAI dùng trong ứng dụng Gemini.

Điều này bổ sung một nguồn dữ liệu cho hoạt động điều tra: đội ngũ có thể rà soát nội dung tương tác với AI và các tham chiếu Workspace đi kèm, thay vì chỉ dựa vào lời tường trình của người dùng.

Lọc theo người dùng, OU và thời gian

Google cho phép lọc bản xuất theo người dùng cụ thể hoặc organizational unit (OU), cùng với khoảng ngày và múi giờ.

Quản trị viên có thể chọn:

Một hoặc nhiều tài khoản người dùng; OU trong Admin console; OU có quy mô tối đa 5.000 người dùng; Khoảng ngày, kèm lựa chọn múi giờ.

Khả năng chọn múi giờ đặc biệt đáng chú ý trong điều tra sự cố. Nhóm xử lý cần thống nhất múi giờ của vụ việc với các nguồn nhật ký khác để tránh bỏ sót hoặc mở rộng sai cửa sổ dữ liệu cần rà soát.

Thay vì xuất dữ liệu AI của toàn tổ chức, đội điều tra có thể bắt đầu từ phạm vi hẹp hơn: người dùng liên quan, OU phù hợp và khung thời gian của cảnh báo.

Bắt đầu xuất trên giao diện Vault

Theo Google, quản trị viên có thể bắt đầu trực tiếp từ tab Search trong Vault:

Mở tab Search trong Google Vault. Chọn dịch vụ “Gemini in Workspace” trong danh sách dịch vụ. Nhập điều kiện lọc, gồm người dùng hoặc OU, khoảng ngày và múi giờ. Chọn “Export”.

Kết quả được xuất ở định dạng JSON. Định dạng này phù hợp cho việc lưu trữ, rà soát và phân tích tiếp theo trong quy trình điều tra của tổ chức.

Google cũng cho biết hỗ trợ cho người dùng Vault API sẽ khả dụng trong vòng 14 ngày kể từ khi giao diện được triển khai. Thông báo phát hành không nêu chi tiết về endpoint, cú pháp truy vấn hoặc cơ chế tích hợp với SIEM.

Một luồng điều tra phòng thủ tham khảo

Giả sử đội DLP, quản trị dữ liệu hoặc SOC cần xem xét việc một người dùng đã xử lý tài liệu nội bộ bằng Gemini trong Workspace. Vault có thể là một nguồn dữ liệu bổ sung cho hồ sơ vụ việc.

Một quy trình tham khảo:

Xác định phạm vi vụ việc. Làm rõ người dùng, OU liên quan và khoảng thời gian cần kiểm tra. Thống nhất múi giờ. Đối chiếu với quy ước đang dùng trong hệ thống quản lý sự cố và các nguồn log khác. Xuất dữ liệu Gemini in Workspace từ Vault. Lưu bản JSON gốc theo quy trình xử lý chứng cứ của tổ chức. Đối chiếu với dữ liệu liên quan. So sánh với hoạt động Drive, Gmail, endpoint hoặc cảnh báo DLP nếu các nguồn này có trong phạm vi điều tra. Rà soát các liên kết tham chiếu. Liên kết đến Drive, Gmail thread hoặc trích dẫn có thể cung cấp thêm ngữ cảnh cho cuộc hội thoại. Đánh giá theo bối cảnh. Một liên kết hoặc một prompt không tự nó chứng minh có sự cố; cần đối chiếu với phân loại dữ liệu, quyền truy cập và chính sách nội bộ.

Bản xuất JSON giúp dữ liệu hội thoại có thể được xử lý nhất quán hơn. Tuy nhiên, nhóm điều tra vẫn cần tránh coi mọi tương tác với AI là một chỉ dấu vi phạm.

Conversation history là điều kiện cần

Tính năng xuất có lọc phụ thuộc vào việc hội thoại được tạo khi lịch sử hội thoại bật. Google cho biết quản trị viên có thể dùng thiết lập lịch sử hội thoại và xóa dữ liệu ở cấp OU trong Admin console, bao gồm:

Ngăn người dùng tự xóa thủ công hội thoại; Cấu hình tự động xóa sau một thời gian không hoạt động.

Đây là điểm cân bằng quan trọng với nhóm risk & compliance: tổ chức cần giữ dữ liệu đủ để đáp ứng nhu cầu điều tra và nghĩa vụ pháp lý, nhưng cũng cần quản trị thời hạn lưu giữ phù hợp với chính sách nội bộ.

Checklist cho security và compliance

[ ] Xác định OU nào được phép sử dụng Gemini in Workspace. [ ] Kiểm tra thiết lập conversation history tại các OU có yêu cầu điều tra, kiểm toán hoặc tuân thủ. [ ] Chuẩn hóa múi giờ sử dụng trong hồ sơ vụ việc và khi đối chiếu log. [ ] Xác định quy trình lưu trữ, phân quyền và rà soát các tệp JSON xuất từ Vault. [ ] Cập nhật playbook để kết hợp dữ liệu Vault với cảnh báo DLP và các nguồn log Workspace phù hợp. [ ] Nhắc điều tra viên rằng prompt và phản hồi có thể chứa dữ liệu cá nhân hoặc nội dung nhạy cảm. [ ] Rà soát định kỳ thiết lập xóa tự động theo yêu cầu lưu giữ dữ liệu của tổ chức.

Các giới hạn cần hiểu đúng

Tính năng này không có nghĩa Vault sẽ hiển thị mọi hoạt động AI của nhân viên. Phạm vi được Google công bố là Gemini in Workspace trong các ứng dụng tích hợp nêu trên, và chỉ áp dụng cho hội thoại có lịch sử được bật.

Bản xuất cũng có thể bao gồm prompt, phản hồi, tệp đính kèm được tạo và liên kết đến dữ liệu Workspace được tham chiếu. Vì vậy, tổ chức cần áp dụng quy trình phân quyền và mục đích sử dụng rõ ràng khi cho phép tìm kiếm hoặc xuất dữ liệu.

Google cho biết các tính năng quản trị thông tin khác cho Gemini in Workspace, bao gồm retention rules và litigation holds, sẽ có trong các bản phát hành sau. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra tính năng thực tế đang có trong tenant của mình trước khi đưa quy trình mới vào vận hành.

Tóm lại, xuất có lọc từ Vault biến hội thoại Gemini in Workspace thành một nguồn dữ liệu có thể quản trị trong điều tra và tuân thủ. Giá trị không nằm ở việc thu thập nhiều hơn, mà ở khả năng thu thập đúng phạm vi, đúng thời điểm và theo một quy trình có thể rà soát.