Docs Live: tạo bản nháp có cấu trúc bằng giọng nói trên Google Docs

Google triển khai Docs Live trên ứng dụng Google Docs cho Android và iOS. Người dùng đủ điều kiện có thể nói tự nhiên để Gemini hỗ trợ biến ý tưởng rời rạc thành bản nháp có cấu trúc, dựa trên ngữ cảnh liên quan trong Workspace.

Vừa kết thúc cuộc họp, bạn nhớ ra cần gửi cập nhật dự án nhưng đang ở ngoài đường và chỉ có điện thoại. Gõ một tài liệu mạch lạc từ trang trắng thường không phải việc dễ bắt đầu.

Google đang triển khai Docs Live trong ứng dụng Google Docs trên Android và iOS để hỗ trợ tình huống này. Người dùng đủ điều kiện có thể nói tự nhiên, kể cả khi ý tưởng còn rời rạc, để Gemini hỗ trợ chuyển chúng thành bản nháp có cấu trúc ngay trong tài liệu.

Docs Live là gì?

Google mô tả Docs Live là một trợ lý hỗ trợ suy nghĩ và đồng soạn thảo rảnh tay trong Google Docs trên di động. Bạn có thể nói yêu cầu, nêu các ý chính hoặc giải thích mục tiêu cần đạt; Gemini sẽ hỗ trợ viết và trau chuốt nội dung trên trang tài liệu.

Theo Google, Docs Live có thể sử dụng ngữ cảnh liên quan từ:

Gmail; Google Drive; Google Chat; Web.

Điều này có thể hữu ích khi thông tin công việc đang nằm ở nhiều nơi, chẳng hạn ghi chú cuộc gọi, email trao đổi và tài liệu trong Drive.

Google nêu một số loại tài liệu phù hợp để bắt đầu bằng Docs Live:

Cập nhật dự án; Đề xuất tính năng; Bản chào khách hàng; Kế hoạch sự kiện; Dàn ý lời trình bày.

Nói rõ đầu ra bạn cần

Google khuyến nghị người dùng nói tự nhiên, đồng thời nêu rõ mục tiêu. Thay vì chỉ kể lại nội dung cuộc họp, hãy cho biết bạn muốn tạo loại tài liệu nào và tài liệu đó cần có những phần gì.

Ví dụ, bạn có thể nói:

> Tôi cần bản cập nhật dự án cho quản lý. Hãy sắp xếp thành các phần: việc đã hoàn thành, việc đang thực hiện, vướng mắc và bước tiếp theo. Các ý chính gồm: \<ý một>, \<ý hai>, \<vướng mắc> và \<người phụ trách>.

Hoặc:

> Tôi cần một đề xuất dự án dựa trên ghi chú cuộc gọi gần đây. Hãy tạo bản nháp ngắn gọn, gồm mục tiêu, phạm vi công việc, đề xuất hướng xử lý và bước tiếp theo.

Việc xác định rõ đầu ra giúp bản nháp dễ rà soát và chỉnh sửa hơn, nhất là khi bạn đang nhập ý tưởng bằng giọng nói trên điện thoại.

Ba tình huống văn phòng có thể áp dụng

1. Cập nhật tiến độ sau cuộc họp

Sau một cuộc họp, bạn có thể ghi lại ngay các điểm còn nhớ bằng giọng nói: việc đã hoàn thành, phần đang vướng và người phụ trách. Docs Live có thể hỗ trợ sắp xếp các ý này thành một bản nháp có cấu trúc để bạn kiểm tra sau.

2. Phác thảo nội dung chào khách hàng

Sales hoặc quản lý tài khoản thường làm việc với thông tin nằm trong email, Chat và Drive. Google cho biết Docs Live có thể sử dụng ngữ cảnh liên quan trong Workspace để hỗ trợ tạo bản nháp.

Bạn có thể nêu mục tiêu như:

> Tôi cần bản nháp nội dung chào khách hàng về \<sản phẩm hoặc dịch vụ>. Hãy tóm tắt nhu cầu, đề xuất hướng xử lý và các bước tiếp theo bằng giọng văn chuyên nghiệp, ngắn gọn.

Trước khi gửi, vẫn cần đối chiếu kỹ tên khách hàng, phạm vi công việc, điều khoản và số liệu.

3. Lên khung kế hoạch hoặc dàn ý thuyết trình

Với HR, admin hoặc người phụ trách vận hành, Docs Live có thể là điểm khởi đầu khi cần nhanh chóng biến ý tưởng thành bố cục tài liệu.

Ví dụ:

> Tôi cần kế hoạch cho \<tên sự kiện>. Hãy tạo các phần: mục tiêu, người tham gia, nội dung chính, việc cần chuẩn bị và các việc tiếp theo. Đây là những ý tôi có: \<các ý rời rạc>.

Bản nháp tạo ra có thể giúp bạn bắt đầu nhanh hơn thay vì tự xây dựng toàn bộ cấu trúc trên màn hình điện thoại.

Bản nháp vẫn cần được kiểm tra

Docs Live được Google giới thiệu để hỗ trợ tạo bản nháp có cấu trúc. Vì vậy, đừng xem kết quả AI là tài liệu cuối cùng có thể gửi ngay.

Trước khi chia sẻ, nên kiểm tra:

Tên người, khách hàng và dự án; Số liệu, ngày tháng và trạng thái công việc; Cấu trúc tài liệu có đúng mục đích hay không; Giọng văn có phù hợp với người nhận hay không; Các thông tin quan trọng có phản ánh đúng ý bạn đã nêu hay không.

Giá trị của tính năng này nằm ở việc giúp bạn ghi lại ý tưởng đúng lúc và có sẵn một khung tài liệu để hoàn thiện nhanh hơn.

Ai có thể dùng Docs Live?

Docs Live đang được triển khai cho người dùng đủ điều kiện của Google Docs trên Android và iOS, bao gồm:

Google Workspace Business Standard và Plus; Google Workspace Enterprise Standard và Plus; Google AI Pro và Ultra; Google AI Pro for Education; AI Expanded Access.

Với người dùng Workspace, tính năng được bật mặc định nếu quản trị viên đã bật Gemini trong Docs. Nếu chưa thấy Docs Live, bạn có thể liên hệ bộ phận IT hoặc quản trị viên Google Workspace để kiểm tra quyền truy cập.

Lưu ý khi dùng trong công việc

Khi dùng tính năng AI có thể tham chiếu nội dung trong Workspace, hãy tuân thủ chính sách dữ liệu và quy định phân quyền của công ty.

Đặc biệt, hãy rà soát kỹ đầu ra trước khi gửi cho sếp, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Docs Live có thể giúp bạn khởi đầu nhanh bằng giọng nói, nhưng độ chính xác và sự phù hợp của tài liệu cuối cùng vẫn cần do người gửi xác nhận.